Jak na time management

Time management se používá k efektivnějšímu využití času. Je sadou postupů a nástrojů a zahrnuje velkou škálu aktivit, například stanovení cílů, plánování, rozdělení, delegování nebo stanovení priorit. Dobrý time management vám pomůže pracovat chytřeji – ne více. V tomto článku si shrneme základní postupy, jak s časem pracovat a jak být produktivnější. Ať už se jedná o váš volný čas nebo o pracovní aktivity.

Organizace

Asi tím nejdůležitějším bodem je samotná organizace práce. Je vhodné používat diář, ať už papírový nebo elektronický. Činnosti si ideálně plánujte den předem a hlavně přemýšlejte realisticky a nepřeceňujte své síly. Zkuste si naplánovat den tak, abyste ušetřili co nejvíce času, ale zároveň abyste stihli vše potřebné.

Rozpis si klidně udělejte časově, ale spíše přibližně. Pokud si naplánujete vše přesně na minutu, můžou vám nečekané plány nebo překážky rozhodit celý rozvrh. Úkoly se také snažte rozdělit tématicky a místně při schůzkách, ať neběháte sem a tam.

Zdravé pauzy

Velmi důležitou součástí organizace jsou pauzy. Můžete si sice naplánovat nespočet činností, ale pokud si neuděláte pauzu, bude vám to k ničemu. Myslete na to, že je potřeba si udělat jednu větší pauzu na oběd a také minimálně dvě menší pauzy na to, abyste se protáhli, odvrátili oči od počítače, zašli v klidu na toaletu nebo si uvařili kávu. Budete pak pracovat efektivněji a s lepší náladou.

Uspořádané prostředí

Další důležitou součástí dobrého time managementu je uspořádaní prostředí. Váš pracovní stůl by měl obsahovat vše, co k práci každodenně potřebujete. Ideálně tak, abyste nemuseli neustále pro něco vstávat. Také je vhodné mít vše prakticky srovnané a na svém místě. Nebudete se tak muset stresovat a zdržovat hledáním věcí a budete mít přehled.

Co se prostředí týče, nejen přehlednost, ale také jistá útulnost je důležitým faktorem ke zvýšení efektivnosti. Někdy stačí pouhá květina, fotka nebo oblíbený předmět. Pokud se budete v pracovním prostředí cítit dobře, budete také odvádět lepší práci.

Sociální kontakty

Při všem tom plánování nezapomínejte, že je důležité udržovat také dobré sociální kontakty. Jak v práci, tak mimo ní. Udělejte si ve svém rozvrhu místo na oběd s kolegy, kávu nebo na prohození pár slov.

Zkuste si v rozpisu udělat místa, kde se budete na plno věnovat práci a místa, která budou více odpočinková, kde budete mít čas na socializaci. Dávejte pozor, abyste tato období moc nemíchali. Nezávazné rozhovory s kolegy, vyřizování soukromých telefonátů nebo surfování po internetu vás může vytrhnou z pracovního nasazení a zároveň vás okrást o drahocenný čas.

Malé a velké cíle

Stanovení cílů a priorit hraje prim v efektivním time managementu. Rozdělte si plán na velký cíl, ke kterému chcete na konci dojít a na menší cíle, které musíte na cestě k němu splnit. Při tomto plánování dávejte pozor hlavně na priority. Jsou věci, které se musí udělat neodkladně a věci, které můžete udělat později. Nicméně nezapomínejte na splnění všech úkolů, i těch menších. Nejen, že budete mít o starost méně, ale zároveň se vyhnete tomu, že se z menšího úkolu stane nesplněním větší problém, u jehož řešení byste se zbytečně zdrželi.

Software

Používáním vhodného softwaru si můžete práci velmi ulehčit. Existuje nespočet aplikací, které vám mohou pomoci s time managementem, ale i s určitými úkoly a celkovou organizací práce. Co se týče IT technologií, nebojte se neustále se v oboru vzdělávat. Po profesní stránce to pro vás bude velké plus.

Produktivní ráno

Ráno bývají zaměstnanci nejproduktivnější. Proto si nechte ty důležitější úkoly právě na toto období a ty menší pak na odpoledne, kdy už nemáte takový dostatek sil a nejste tak soustředění. Dopoledne toho uděláte nejvíce a nejlépe. Odpoledne si pak nechte na resty a na to, abyste naplánovali úkoly zase na další den.

Naučte se říkat NE!

Velmi důležitým prvkem time managementu je naučit se říkat ne. Někdy je těžké odmítnout pomoc kolegovi, ale pokud máte sami hromadu práce a nevíte, kam dřív, prostě mu vysvětlete, že nemáte momentálně možnost mu pomoci. Pokud pracujete ve stejném prostředí, pochopí to. Místo toho mu můžete slíbit, že se na jeho požadavek můžete podívat, až dokončíte svou práci. Mějte své priority a stůjte si za nimi. Nenechte si rozhodit plány.

Existujte spousta dalších věcí, které lze změnit. Každý se musí podívat na sebe a zjistit, které špatné návyky ho při práci zdržují. Time management je odvětví, které se dá aplikovat na spoustu věcí. Jeho zvládnutí je ale u zaměstnanců i zaměstnavatelů velkou výhodou a dokáže nejen zefektivnit práci, ale také ušetřit čas a stres ve volném čase.